Requerimiento
El área de negocio requiere realizar un módulo llamado “Seguimiento” el cual permitirá a los usuarios profesores crear casos de seguimiento a los alumnos, estos casos pueden tener múltiples razones, desde problemas con otros compañeros, conductas anormales, hasta posibles agresiones físicas que presente el alumno.
El equipo de negocios me entrega una serie de campos que debe contener este módulo, pero se requiere que a nivel UX/UI que se evalúen para así validarlos y asegurar que son los necesarios.
MVP
Para este primer MPV, se requiere que la herramienta cumplas con las siguientes funciones.
- Lista de alumnos con filtros
- Creación del seguimiento
- Seguimiento del caso creado
- Carga de imágenes y documentos en los casos
- Agregar comentarios a los casos
- Timeline de los casos abiertos
Investigación y análisis
En esta fase, realizamos un benchmark para analizar plataformas similares y entender las mejores prácticas y tendencias en el diseño de módulos de seguimiento, esto nos proporciona una base sólida para identificar oportunidades de mejora y diferenciar nuestro producto.
Paralelamente, involucramos a los usuarios finales, en este caso, los profesores, para comprender sus necesidades y expectativas. A través de entrevistas y encuestas, recolectamos datos valiosos que nos permiten validar y ajustar los campos definidos por el negocio, asegurando que el diseño final sea altamente funcional y centrado en el usuario.
Benchmark
Identificar las mejores prácticas y características clave en sistemas de seguimiento de alumnos o similares para diseñar una solución eficiente y efectiva para los profesores.
Metodología
- Selección de Herramientas:
- Se analizaron tres herramientas principales de seguimiento de alumnos: Gradelink SIS, Classe365, y iGradePlus.
- Criterios de Evaluación:
- Facilidad de uso.
- Funcionalidades específicas para el seguimiento de casos.
- Interfaz de usuario y experiencia de usuario.
- Accesibilidad y compatibilidad con dispositivos móviles.
Herramienta | Fortalezas | Debilidades |
---|---|---|
Gradelink SIS | Interfaz intuitiva, integración con sistemas de gestión escolar, y notificaciones automáticas. | Falta de personalización en los formularios de seguimiento y limitaciones en reportes visuales. |
Classe365 | Alta personalización de casos, opciones avanzadas de reporte y análisis, y soporte para múltiples idiomas. | Curva de aprendizaje elevada y diseño visual menos atractivo. |
iGradePlus | Diseño moderno y atractivo, excelente accesibilidad móvil, y fácil integración con otras herramientas. | Funcionalidades básicas en la gestión de casos y soporte limitado para personalización. |
Entrevistas

Pedro Jose Aguirre
Edad: 53 años
Experiencia: 26 años
Destacó la importancia de tener una interfaz intuitiva y fácil de usar para que los profesores puedan reportar incidentes rápidamente sin perder tiempo. Subrayó que la accesibilidad móvil es esencial, ya que muchas veces necesita registrar incidentes desde diferentes ubicaciones dentro de la escuela. Pedro sugirió que el sistema debería permitir la comunicación eficiente con los padres mediante correos electrónicos y mensajes directos desde la plataforma. Además, insistió en la importancia de la seguridad y privacidad de los datos de los alumnos para garantizar que la información sensible esté protegida. Finalmente, Pedro mencionó que la capacidad de generar reportes personalizados sería muy útil para documentar y seguir los casos de manera eficiente.

Martha Sevilla
Edad: 45 años
Experiencia: 20 años
Enfatizó la necesidad de un sistema flexible que se pueda personalizar según las diferentes necesidades de los casos de seguimiento. Recalcó que una interfaz intuitiva ayudaría a los profesores a navegar y utilizar el sistema sin complicaciones. Martha también mencionó la importancia de contar con herramientas de comunicación dentro de la plataforma para mantener a los padres informados sobre los incidentes y el progreso de los casos. Además, destacó la necesidad de una robusta seguridad de datos para proteger la información sensible de los alumnos. Finalmente, Martha indicó que la capacidad de generar reportes detallados y personalizados facilitaría el seguimiento y análisis de los casos, permitiendo una mejor gestión de los incidentes.

Jimena Montilla
Edad: 34 años
Experiencia: 7 años
Resaltó la necesidad de una plataforma que sea completamente accesible desde dispositivos móviles, ya que a menudo necesita registrar incidentes mientras se encuentra en diferentes áreas del preescolar. Subrayó que la interfaz debe ser muy intuitiva y fácil de usar, considerando que los profesores de preescolar manejan múltiples tareas simultáneamente. Jimena también destacó la importancia de la comunicación eficiente con los padres, sugiriendo que el sistema debería permitir el envío de correos electrónicos y mensajes directos para mantener a los padres informados. Además, insistió en que la seguridad y privacidad de los datos son cruciales para proteger la información de los alumnos. Finalmente, Jimena mencionó que la capacidad de generar reportes detallados y personalizados sería esencial para documentar y seguir los casos de manera efectiva.
Resultados
La investigación ha proporcionado una visión clara de las mejores prácticas y funcionalidades necesarias para desarrollar un módulo de seguimiento efectivo y eficiente. Implementar una interfaz intuitiva, accesibilidad web y móvil, herramientas de comunicación, seguridad de datos y capacidades de documentación avanzada.
Las entrevistas con los profesores han confirmado la importancia de una interfaz intuitiva y fácil de usar, accesibilidad móvil, comunicación eficiente, seguridad de datos y la capacidad de generar reportes personalizados. Estos hallazgos están alineados con los resultados del benchmark y refuerzan la necesidad de implementar estas características en el diseño final del módulo de seguimiento.
Características a seguir
Interfaz intuitiva, fácil de usar:
la investigación de Gradelink SIS y iGradePlus destacan por su interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que facilita la navegación y la eficiencia en la gestión de casos.
Implementación: Nuestro diseño debe priorizar la simplicidad y claridad en la interfaz, asegurando que los profesores puedan crear y gestionar casos sin complicaciones.
Accesibilidad y compatibilidad con móviles:
Tanto Gradelink SIS como Classe365 ofrecen soporte para dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Implementación: Es crucial que nuestro módulo sea completamente responsivo y optimizado para dispositivos móviles, garantizando accesibilidad constante para los profesores.
Comunicación eficiente:
Gradelink SIS proporciona herramientas para la comunicación entre profesores y padres, mejorando la colaboración y el seguimiento de los casos.
Implementación: Integraremos funcionalidades de comunicación, como el envío de correos electrónicos y mensajes directos desde la plataforma, para mantener a todas las partes involucradas informadas y coordinadas.
Seguridad y privacidad de los datos:
Classe365 asegura una plataforma segura para la gestión de datos, lo cual es vital para manejar información sensible sobre los alumnos.
Implementación: Nuestro diseño debe incorporar robustas medidas de seguridad para proteger los datos de los alumnos y cumplir con las regulaciones de privacidad, sobre todo en el tema de permisos y niveles de usuario.
Reportes detallados y documentación continua:
iGradePlus permite la generación de informes personalizados, lo que ayuda a los profesores a seguir y documentar los casos de manera eficiente.
Implementación: El módulo debe incluir capacidades avanzadas para la creación de reportes detallados y personalizados, facilitando el seguimiento y análisis de los casos de seguimiento, integrando la capacidad de agregar imágenes y documento para complementar los casos.
Wireframe y prototipos iniciales
En esta fase, utilizamos los datos recolectados y los insights obtenidos durante la investigación para crear wireframes de baja, media y alta fidelidad. Estos wireframes permiten visualizar la estructura del módulo de seguimiento y asegurar que los elementos clave estén bien organizados.
A partir de estos, desarrollamos prototipos iniciales que reflejan los requisitos y expectativas de los usuarios. Estos prototipos son iterados rápidamente, permitiendo plasmar y ajustar las ideas de diseño basadas en el feedback continuo de los profesores y stakeholders, garantizando así un diseño funcional y centrado en el usuario.
Propuesta de bocetos
Junto al equipo de negocio y desarrollo, se realizaron a mano alzada una serie de bocetos o wireframe de baja para comenzar en diseño base sé la sección de seguimiento que se va a desarrollar, también en este punto el equipo de desarrollo pudo identificar los servicios que deben construir, y los diferentes aspectos técnicos que van a considerar tanto para el backend como para el frontend.
User Flow

Propuesta de diseño
Tomando en cuenta la investigación preca, y los bocetos antes dibujados y siguiendo los lineamientos de diseño del Design System, realizo los primeros wireframe que usaremos para visualizar de manera eficiente el flujo de la herramienta de seguimiento.
Con estos wireframe, vamos a explorar los diferentes campos, formas de cargar el contenido y de como se visualizara cada caso y el seguimiento de los mismos para los profesores o usuarios que use la herramienta.
Resultado
Luego de explorar con más detalle cada paso, cada campo del flujo de una forma más concreta, diseño el primer flujo en alta fidelidad que vamos a usar para las pruebas con usuarios.
Siguiendo el Design System previamente desarrollado para asegurar consistencia y coherencia visual en todas las pantallas, se crean los wireframe de alta fidelidad, resultado del proceso de estudio exhaustivo que nos han permitido refinar y mejorar la experiencia del usuario.
Estos diseños finales incorporan todos los insights y feedback obtenidos, ofreciendo una interfaz optimizada y centrada en las necesidades del cliente, lista para ser implementada por el equipo de desarrollo.
Pruebas de usuario, ajustes y entrega
Las pruebas de usabilidad se realizan con la participación de product owners, el equipo de desarrollo, diseño y clientes “friend and family”. Estas pruebas permiten detectar patrones efectivos sobre el uso de la herramienta.
Utilizamos métodos como encuestas, entrevistas y test heurístico para obtener feedback detallado. Esta fase es crucial para identificar y solucionar problemas de usabilidad, asegurando que el diseño final sea intuitivo y eficiente para los usuarios finales.
Entrevistas

Pedro Jose Aguirre
Edad: 53 años
Experiencia: 26 años
Pregunta: ¿Explore el siguiente flujo sobre el módulo de seguimiento y cuéntanos si se ajusta a sus necesidades?
Respuesta:
Al navegar por el flujo del módulo de seguimiento, me doy cuenta de que se han incluido funcionalidades muy útiles, como la opción de agregar observaciones detalladas y adjuntar archivos relevantes. La interfaz es limpia y fácil de entender, lo cual es fundamental para nosotros los profesores que ya tenemos muchas tareas diarias. Me agrada especialmente la posibilidad de ver el progreso del caso y los comentarios en una vista resumida. Esto facilita el seguimiento continuo sin tener que revisar documentación extensa.
Pregunta: ¿Usaría esta aplicación en su trabajo diario?
Respuesta:
Definitivamente usaría esta aplicación. La forma en que se presentan los datos y la facilidad para agregar observaciones hará que el seguimiento de los incidentes sea mucho más manejable.

Martha Sevilla
Edad: 45 años
Experiencia: 20 años
Pregunta: ¿Explore el siguiente flujo sobre el módulo de seguimiento y cuéntanos si se ajusta a sus necesidades?
Opinión:
El flujo del módulo de seguimiento muestra un sistema muy bien pensado. Me gusta cómo cada caso se puede cerrar o mantener abierto, permitiendo un seguimiento adecuado hasta la resolución del problema. La opción de incluir archivos y fotos es esencial, ya que a veces necesitamos evidencias visuales de los incidentes. También valoro la claridad con la que se presenta la información del alumno y la gravedad del caso.
Pregunta: ¿Usaría esta aplicación en su trabajo diario?
Respuesta:
Usaría esta aplicación porque simplifica el proceso de seguimiento y me permite mantener un registro detallado de cada caso, lo que es crucial en el entorno educativo actual.

Jimena Montilla
Edad: 34 años
Experiencia: 7 años
Pregunta: ¿Explore el siguiente flujo sobre el módulo de seguimiento y cuéntanos si se ajusta a sus necesidades?
Opinión:
Para los profesores de preescolar, la simplicidad y la facilidad de uso son esenciales. El flujo del módulo de seguimiento muestra una interfaz muy intuitiva y fácil de navegar. Me gusta cómo se pueden agregar y ver las observaciones de manera directa, y la funcionalidad de filtrar casos facilita mucho la búsqueda específica. La posibilidad de ver rápidamente el estado de cada caso también es un gran plus.
Pregunta: ¿Usaría esta aplicación en su trabajo diario?
Respuesta:
Sí, definitivamente usaría esta aplicación. Su diseño sencillo y la funcionalidad para adjuntar observaciones y archivos hacen que sea muy útil para manejar incidentes de manera efectiva.
Encuestas
Test Heurístico
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Visibilidad del estado del sistema
Cumple: El sistema muestra claramente el estado de los casos, con indicaciones de progreso, comentarios, y estatus abiertos o cerrados.
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Concordancia entre el sistema y el mundo real:
Cumple: Utiliza terminología y flujo que los usuarios, en este caso, los profesores, encontrarán familiar y comprensible, como “Agregar observación”, “Cerrar seguimiento”, etc.
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Control y libertad del usuario
Cumple: Los usuarios pueden navegar fácilmente y regresar a pantallas anteriores con botones de “Volver” y “Cerrar seguimiento”, proporcionando control sobre sus acciones.
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Consistencia y estándares
Cumple: Los botones, menús y la disposición de la información son consistentes en todas las pantallas, lo que facilita su uso y aprendizaje.
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Prevención de errores
Cumple parcialmente: Aunque no se observan mensajes de error específicos, el diseño parece estar enfocado en evitar errores con selecciones y campos obligatorios.
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Reconocimiento antes que recordación
Cumple: Los elementos son fácilmente reconocibles con iconos y etiquetas claras, minimizando la necesidad de recordar información de una pantalla a otra.
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Flexibilidad y eficiencia de uso
Cumple: El sistema permite agregar observaciones, adjuntar archivos y cerrar casos de manera eficiente, cubriendo las necesidades de usuarios principiantes y avanzados.
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Estética y diseño minimalista
Cumple: El diseño es limpio y minimalista, mostrando solo la información relevante sin sobrecargar al usuario.
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Ayudar a reconocer, diagnosticar y recuperarse de los errores
No Cumple: No se observan claramente mensajes de error ni ayudas contextuales, lo cual podría ser un área de mejora.
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Ayuda y documentación
No cumple: No se observa documentación o ayuda integrada en las pantallas mostradas. Sería útil contar con una sección de ayuda o tooltips que guíen al usuario.
Resultado entrevista
Estas entrevistas muestran que los profesores encuentran el diseño final del módulo de seguimiento alineado con sus necesidades y fácil de usar, lo cual es crucial para su adopción y efectividad en un entorno educativo.
Resultado encuesta
La encuesta muestra que el 70% de los participantes considera que el módulo de seguimiento cumple adecuadamente con lo solicitado (calificaciones 9 y 10). Esto indica una aceptación general positiva, aunque hay espacio para mejoras según el feedback de los participantes que dieron calificaciones más bajas. Estos resultados sugieren que, si bien el diseño es bien recibido, se podrían considerar algunos ajustes adicionales para satisfacer plenamente a todos los usuarios.
Resultado test heurístico
En general, el diseño del módulo de seguimiento cumple con la mayoría de los principios heurísticos, especialmente en términos de visibilidad del estado del sistema, consistencia, y estética minimalista. Sin embargo, hay áreas que podrían mejorarse, como la prevención de errores y la inclusión de ayuda y documentación para los usuarios.
Entrega del Proyecto
Tras realizar una exhaustiva investigación y validación con los usuarios finales, el flujo de seguimiento obtuvo una aceptación y aprobación del 80% según los resultados de las pruebas realizadas.
Basándonos en estos resultados positivos, el negocio ha solicitado iniciar el desarrollo utilizando las pantallas ya diseñadas. Se ha decidido que cualquier mejora adicional se llevará a cabo durante la fase de pruebas con el equipo de desarrollo, debido a los tiempos ajustados que requieren comenzar el desarrollo de inmediato.
Además, nos han felicitado al por haber alcanzado la meta dentro del plazo estipulado. La dedicación y el esfuerzo invertidos en el proyecto han sido fundamentales para lograr esta aprobación tan elevada. Esta validación refuerza la confianza en que el diseño propuesto se alinea con las necesidades y expectativas de los usuarios finales, permitiendo que el desarrollo avance con una base sólida.